記録の保管と活用-1 紙ベースの記録保管

投稿日: 2014/11/21 3:23:28

衛生安全と製造などの記録の保管は一般的に１年が多い。

缶詰、レトルト、冷凍食品、乾麺といった長期保存型食品は、消費期限プラスアルファで、３年保存の乾麺では4年保管といったところだ。

製品を米国に出荷している工場については、米国食品強化法で２年が要求されている。

紙ベースの記録保管

記録は紙ベースだと場所をとる。保管場所があればいいが、スペースが無い場合電子媒体に変換して保管すると良い。具体的には、コピー機のスキャン機能や、スキャニング専用機を通せば、そのままPDFファイルに変換出来る。

例えば１ヶ月分の書類を束ねて機械に入れれば、モノクロ、カラー、両面の有無を機械が判断して１つにまとめたファイルが出来る。ファイル名は時間単位で取りあえず出来るが、あとから追跡調査の必要になった場合に備えたファイル名を付けると良い。

紙のまま3ヶ月分を保管しておき、4ヶ月目に入ったものからハードディスクに保管し、紙は廃棄する。これが１年分溜まったらCDに焼き込んで、ハードディスクに入っていた分は削除してしまえばいい。

１頁分のデータ量はモノクロ状態で200KB程度なので、３千頁が20円のCDに入ってしまう。これだけの容量なら１年分が１枚に入ってしまう工場も多いだろう。