文書は、まとめてひとつにしてもよいが、組織によってはこの中に階層を作るところもある。
次に、文書と記録をどのように管理するのかを規定する。特に、最新の文書はどれか、ということをはっきりさせることが重要だ。「これ、いつ作ったもの？」といった間違いのために検討やコミュニケーションがうまくいかないことをよく見かける。これらを無くすための規格を作成する。
4.2 文書化に関する要求事項
4.2.1 一般
食品安全マネジメントシステムの文書には、次の事項を含めること
a） 文書化した、食品安全方針及び関連する目標の表明(5.2参照)
b） この規格が要求する“文書化された手順”及び記録
c） 食品安全マネジメントシステムの効果的な構築、実施及び更新を確実にするために(株)ﾅﾁｭﾗﾙｳｲﾝﾅが必要と判断した文書
関連文書：「4.2.1文書化一般」
4.2.2 文書管理
食品安全マネジメントシステムで要求される文書は、管理すること。記録は、文書の一種ではあるが、4.2.3に規定する要求事項に従って管理する。
その管理では、すべての変更案が実施される前に、食品安全に関する効果及び食品安全マネジメントシステムに対する影響を決定するため、レビューされることを確実にする。
次の活動に必要な管理を規定する“文書化された手順”を確立する。
a） 発行前に、適切かどうかの観点から文書を承認する。
b） 文書をレビューし、必要に応じて更新する。また、再承認する。
c） 文書の変更の識別及び現在の改訂版の識別を確実にする。
d） 該当する文書の適切な版が、必要なときに、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。
e） 文書が読みやすく、容易に識別可能な状態であることを確実にする。
f） どれが外部で作成された関連文書であるかを明確にし、その配布が管理されていることを確実にする。
g） 廃止文書が誤って使用されないように予防する。また、これらを何らかの目的で保持する場合には、適切に識別されることを確実にする。
関連文書：「4.2.2文書管理規定」
4.2.3 記録の管理
記録は、要求事項への適合及び食品安全マネジメントシステムの効果的運用の証拠を示すために、作成し、維持すること。記録は、読みやすく、容易に識別可能で、検索可能であること。記録の識別、保管、保護、検索、保管期間及び廃棄に対して必要な管理を規定する。
関連文書：「4.2.3記録管理規定」
著作：株式会社 フーズデザイン 加藤光夫